Η εγκύκλιος για την ηλεκτρονική διακίνηση και διαχείριση εγγράφων στο Δημόσιο

Εγκύκλιο με τίτλο «Εσωτερικός κανονισμός του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Οδηγίες) για την ηλεκτρονική διακίνηση, έκδοση και διαχείριση εγγράφων» απέστειλε το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης στις αρμόδιες υπηρεσίες.

ΟΛΗ η εγκύκλιος ΕΔΩ

Ειδικότερα:

Για τους σκοπούς του κανονισμού νοείται ως:

1. αίτηση αποδεικτικού παράδοσης ή/και ανάγνωσης: δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον αποστολέα ενός μηνύματος να αιτηθεί από τον παραλήπτη την αποστολή επιβεβαιωτικού μηνύματος σχετικά με τη λήψη ή/και την ανάγνωση του αρχικού μηνύματος,
2. αριθμός πρωτοκόλλου: ο αριθμός πρωτοκόλλου εισερχομένου ή εξερχομένου είναι ο αύξων αριθμός του εγγράφου ανά έτος στο συγκεκριμένο σύστημα πρωτοκόλλου. Δύναται να περιλαμβάνει την ένδειξη ΕΙΣ για εισερχόμενα ή ΕΞ για εξερχόμενα, το ημερολογιακό έτος πρωτοκόλλησης και την ένδειξη ΠΧ, ΕΜΠ ή ΠΔ αν το έγγραφο έχει χαρακτηριστεί ως περιορισμένης χρήσης, εμπιστευτικό ή περιέχον προσωπικά δεδομένα, αντίστοιχα και συνοδεύεται από την ημερομηνία πρωτοκόλλου,
3. γραφεία του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης: όπου δεν προσδιορίζεται αλλιώς, ως γραφεία του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης νοούνται τα Ιδιαίτερα Γραφεία που συστήνονται σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου Ε’ Μέρος Β’ του ν. 4622/2019 (Α’ 133), καθώς και κάθε άλλο Γραφείο, αυτοτελές ή μη, που προβλέπεται στις οργανικές διατάξεις του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,
4. διαβάθμιση: ο χαρακτηρισμός ενός εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η γνωστοποίησή του σε αναρμόδια ή άγνωστα πρόσωπα θα επέφερε ζημία στο ελληνικό Δημόσιο και τις Υπηρεσίες του (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, 2003).

Σε συμμόρφωση με την αριθ. 2013/488/ΕΕ απόφαση του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (L’ 274/1), και ιδίως το άρθρο 2 και το Προσάρτημα 2 αυτού, τα επίπεδα διαβάθμισης είναι τα εξής:

• Άκρως απόρρητο (ΑΑΠ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να προξενήσει εξαιρετικά σοβαρή ζημία στα ζωτικά συμφέροντα του οργανισμού,
• Απόρρητο (ΑΠ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει σοβαρά τα ζωτικά συμφέροντα του οργανισμού,

• Εμπιστευτικό (ΕΜΠ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να βλάψει τα ζωτικά συμφέροντα του οργανισμού,

• Περιορισμένης χρήσης (ΠΧ): πληροφορίες και υλικό των οποίων η άνευ αδείας κοινολόγηση μπορεί να είναι αντίθετη προς τα συμφέροντα του οργανισμού,
• Αδιαβάθμητο: διέπεται από τις διατάξεις του άρθρου 5 του ν. 2690/1999 (Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας), όπου ορίζεται ότι κάθε ενδιαφερόμενος έχει δικαίωμα να λάβει γνώση των διοικητικών εγγράφων, ύστερα από γραπτή αίτησή του,
• Προσωπικά δεδομένα (ΠΔ): κάθε πληροφορία και υλικό που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο και διέπεται από τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ L 119) και του ν. 4624/2019 (Α΄ 137),

5. διεκπεραίωση: το σύνολο των ενεργειών που μεσολαβούν μεταξύ της κατάρτισης του σχεδίου εγγράφου και της παράδοσής του στους αποδέκτες του, περιλαμβανομένης της δημιουργίας ακριβούς αντιγράφου του ηλεκτρονικού σχεδίου (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, 2003),

6. εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή (ΕΗΥ): προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή που δημιουργείται από Εγκεκριμένη Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής (ΕΔΔΥ) και η οποία βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής υπογραφής. Το ιδιωτικό κλειδί του χρήστη που απαιτείται για την δημιουργία της υπογραφής, αποθηκεύεται σε ΕΔΔΥ που μπορεί να είναι:

• είτε USB Token ειδικό για την διαδικασία,
• είτε κάρτα με καρταναγνώστη για σύνδεση στον υπολογιστή,
• είτε κεντρική συσκευή (Cosign κ.α.) που διατηρεί απομακρυσμένα τα ιδιωτικά κλειδιά των χρηστών (περ. 12 του άρθρου 3 και Παράρτημα ΙΙ του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014).

Έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή (περ. 2 του άρθρου 25 του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014) και ανάλογα με τον τύπο της ΕΔΔΥ υπάρχουν :

• η ΕΗΥ με χρήση USB Token ή κάρτας, όπου το ιδιωτικό κλειδί του χρήστη αποθηκεύεται στην συσκευή και η πρόσβαση σε αυτή γίνεται με PIN,
• η Εξ Αποστάσεως ΕΗΥ, όπου το ιδιωτικό κλειδί του χρήστη αποθηκεύεται σε κεντρική συσκευή που τηρεί ο πάροχος υπογραφών και η πρόσβαση σε αυτή γίνεται με PIN που στέλνεται μέσω κινητού,

7. εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα (ΕΗΣ): προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα που δημιουργείται από εγκεκριμένη διάταξη δημιουργίας σφραγίδας εφόσον πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• Βασίζεται σε εγκεκριμένο πιστοποιητικό ηλεκτρονικής σφραγίδας.
• Παρέχεται από εγκεκριμένο πάροχο.
• Εκδίδεται στο όνομα του Νομίμου Εκπροσώπου κάθε φορέα.
• Εκδίδεται στο όνομα του Προϊσταμένου κάθε οργανικής μονάδας.

Εν αντιθέσει προς την ηλεκτρονική υπογραφή, εμφανίζεται το όνομα του Φορέα/Οργανικής μονάδας αντί συγκεκριμένου προσώπου (περ. 27 του άρθρου 3 του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014). Η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την πρωτότυπη σφραγίδα (άρθρο 31, ΠΝΠ 20.03.2020),

8. εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα (ΕΗΧ): δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή τα οποία συνδέουν άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή με ένα συγκεκριμένο χρονικό σημείο, τεκμηριώνοντας ότι τα εν λόγω δεδομένα υπήρχαν κατά το χρονικό σημείο εκείνο και επιπροσθέτως:

• συνδέονται κατά τέτοιο τρόπο ώστε να αποκλείεται ευλόγως η δυνατότητα μη ανιχνεύσιμης τροποποίησής τους,
• βασίζονται σε χρονική πηγή ακρίβειας συνδεδεμένη με τη Συντονισμένη Παγκόσμια Ώρα και

• φέρουν προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή σφραγίδα, του εγκεκριμένου παρόχου υπηρεσιών εμπιστοσύνης ή έχουν υπογραφεί με κάποια άλλη ανάλογη μέθοδο (περ. 33 του άρθρου 3 και άρθρο 42 του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014),.

9. ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: τα δεδομένα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, γενετικά δεδομένα, βιομετρικά δεδομένα, δεδομένα που αφορούν την υγεία ή δεδομένα που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό (άρθρο 9 του Κανονισμού (ΕΕ) 679/2016 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης – GDPR),
10. εντός των υπηρεσιών του ΥΨηΔ υπογραφή ΣΗΔΕ: η έγκριση που ο εξουσιοδοτημένος χρήστης χορηγεί μέσω του Συστήματος Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ). Θεωρείται “υπογραφή” υπό τις εξής προϋποθέσεις:

• Η απόδοση των προσωπικών κωδικών εισόδου στο ΣΗΔΕ-ΥΨηΔ να πραγματοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες και τα μέτρα ασφάλειας που ορίζονται από το υφιστάμενο Πλαίσιο Ασφάλειας της ΓΓΠΣΔΔ.
• Το ΣΗΔΕ-ΥΨηΔ να έχει τη δυνατότητα να διατηρεί πλήρες, αναλυτικό και ασφαλές ιστορικό κάθε κίνησης του εγγράφου και του χρήστη,

11. επαλήθευση ταυτότητας: ηλεκτρονική διαδικασία που επιτρέπει να επιβεβαιωθεί η ταυτότητα του φυσικού ή νομικού προσώπου ή η προέλευση ή η ακεραιότητα δεδομένων σε ηλεκτρονική μορφή,
12. ηλεκτρονική αρχειοθέτηση: η δημιουργία και τήρηση ηλεκτρονικού αρχείου της Υπηρεσίας. Σύμφωνα με το άρθρο 4 του Π.Δ. 25/2014, το ηλεκτρονικό αρχείο Υπηρεσίας

συγκροτείται από:

• ένα ή περισσότερα ηλεκτρονικά έγγραφα ή/και,
• ένα ή περισσότερα σύνολα δεδομένων που είναι οργανωμένα μεταξύ τους και

χρησιμοποιούνται για την έκδοση διοικητικών πράξεων ή/και,

• έναν ή περισσότερους ηλεκτρονικούς φακέλους που περιλαμβάνουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα είτε αυθύπαρκτα είτε μέσα σε άλλους φακέλους υποθέσεων με κοινό νοηματικό ή λειτουργικό περιεχόμενο,

13. ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφου: η χρέωση, προώθηση για υπογραφή, επιστροφή για διορθώσεις, αποστολή προς ενέργεια, κοινοποίηση, γνωστοποίηση ή διανομή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου, είτε κατά την έκδοσή είτε κατά τη διεκπεραίωσή του,
14. ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφου: Το σύνολο των ενεργειών που πραγματοποιούνται με χρήση ΤΠΕ και που αποσκοπούν στην καταχώριση, πρωτοκόλληση, οργάνωση, ταξινόμηση και συντήρηση των εγγράφων που δημιουργήθηκαν από τους φορείς δημόσιου τομέα ή των εγγράφων που περιήλθαν σε αυτούς από τρίτους (άρθρο 3 του ν. 3979/2011), οι οποίες περιλαμβάνουν και την ηλεκτρονική διακίνηση,
15. ηλεκτρονική έκδοση εγγράφου: η διαδικασία δημιουργίας ενός ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), που περιλαμβάνει τη σύνταξη, διακίνηση, παρακολούθηση, επιβεβαίωση και απόρριψη αλλαγών, την προσθήκη σχολίων και την οριστικοποίηση με την προσθήκη εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής κατά την έννοια της περίπτωσης 12 του άρθρου 3 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 910/2014,
16. ηλεκτρονική υπογραφή: δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή τα οποία είναι συνημμένα σε άλλα ηλεκτρονικά δεδομένα ή συσχετίζονται λογικά με άλλα δεδομένα σε ηλεκτρονική μορφή και τα οποία χρησιμοποιούνται από τον υπογράφοντα για να υπογράφει (περ. 10 του άρθρου 3 του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014),
17. ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο: το ηλεκτρονικό έγγραφο που αναπαράγει πιστά το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού σχεδίου και φέρει την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του υπεύθυνου δημιουργίας ακριβούς αντιγράφου,
18. ηλεκτρονικό έγγραφο: κάθε μέσο, το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό – πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων που δεν μπορούν να αναγνωστούν άμεσα, όπως και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες (άρθρο 3 του ν. 3979/2011).

Έχει το ίδιο κύρος και αποδεικτική ισχύ με τα έγγραφα που φέρουν ιδιόχειρη υπογραφή και σφραγίδα εφόσον:

• συντάσσεται από Φορέα του Δημόσιου τομέα,
• φέρει εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα ή ασφαλή χρονοσήμανση και
• φέρει ΕΗΥ του εξουσιοδοτημένου οργάνου ή ΕΗΣ του φορέα,

19. ηλεκτρονικό σχέδιο εγγράφου / πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο: το ηλεκτρονικό έγγραφο που φέρει οπωσδήποτε την εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του κατά νόμο τελικού υπογράφοντα, καθώς και τυχόν εγκεκριμένες ηλεκτρονικές υπογραφές από τον συντάκτη του και τους ιεραρχικά προϊσταμένους του, οι οποίες επέχουν θέση προσυπογραφών (παρ. 4 και 5 του άρθρου 25 του ν. 3528/2007),
20. μεταδεδομένα ηλεκτρονικού εγγράφου: σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα (αριθ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989/10.04.2012 (Β’1301) απόφαση). Συνήθη μεταδεδομένα ενός διοικητικού ηλεκτρονικού εγγράφου είναι ο αριθμός πρωτοκόλλου, ο Αριθμός Διαδικτυακής Ανάρτησης – ΑΔΑ στη Διαύγεια, το τεύχος και το έτος δημοσίευσης σε ΦΕΚ, το θέμα, το είδος, η διαβάθμιση, η προτεραιότητα, ο τελικός υπογράφων κ.ο.κ.,
21. οίκοθεν έγγραφο: έγγραφο που συντάσσεται με πρωτοβουλία της αρμόδιας Υπηρεσίας και δεν απαντάει σε συγκεκριμένο εισερχόμενο έγγραφο (Κώδικας Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, 2003),
22. παρακολούθηση αλλαγών: η δυνατότητα επισήμανσης των τροποποιήσεων στο περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού εγγράφου μετά από την αρχική του δημιουργία,

23. προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή: ηλεκτρονική υπογραφή που πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• συνδέεται μονοσήμαντα με τον υπογράφοντα,
• είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,
• δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής υπογραφής τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο και
• συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί κατά τρόπο, ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων (περ. 11 του άρθρου 3 και άρθρο 26 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 910/2014 – eIDAS),

24. προηγμένη ηλεκτρονική σφραγίδα: ηλεκτρονική σφραγίδα που πληροί τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• συνδέεται κατά τρόπο μοναδικό με τον υπογράφοντα,
• είναι ικανή να ταυτοποιεί τον υπογράφοντα,
• δημιουργείται με δεδομένα δημιουργίας ηλεκτρονικής σφραγίδας τα οποία ο υπογράφων μπορεί, με υψηλό βαθμό εμπιστοσύνης, να χρησιμοποιεί υπό τον αποκλειστικό του έλεγχο, και
• συνδέεται με τα δεδομένα που έχουν υπογραφεί σε σχέση με αυτήν κατά τρόπο ώστε να μπορεί να ανιχνευθεί οποιαδήποτε επακόλουθη τροποποίηση των εν λόγω δεδομένων (περ. 26 του άρθρου 3 και άρθρο 36 του Κανονισμού (ΕΕ) 910/2014),

27. προσθήκη σχολίων: η δυνατότητα εισαγωγής παρατηρήσεων σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο, διακριτών από το κυρίως περιεχόμενό του,
28. προσθήκη ηλεκτρονικής υπογραφής: η θέση ΕΗΥ σε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο από τον εξουσιοδοτημένο χρήστη του με χρήση του ΣΗΔΕ ή άλλου αυτοματισμού γραφείου,
29. προσωπικά δεδομένα / δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. Ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου (άρθρο 4 στ. 1) του υπ’ αριθ. του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης – GDPR),
30. προτεραιότητα: ο χαρακτηρισμός ενός ηλεκτρονικού εγγράφου με έναν όρο που δηλώνει ότι η διεκπεραίωσή του πρέπει να γίνει σε ορισμένο χρόνο, ώστε να μην προκληθεί δυσλειτουργία του συστήματος (Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, 2003). Ο βαθμός προτεραιότητας ανήκει στην ευθύνη της οικείας Υπηρεσίας, επιλέγεται αρχικά από τον συντάκτη βάσει των στοιχείων και της φύσης του περιεχομένου του εγγράφου (π.χ. αποκλειστικές προθεσμίες) και μπορεί να είναι:

1 Σύμφωνα με το στοιχ. 30 του προοιμίου του GDPR, «τα φυσικά πρόσωπα μπορεί να συνδέονται με επιγραμμικά αναγνωριστικά στοιχεία ταυτότητας, τα οποία παρέχονται από τις συσκευές, τις εφαρμογές, τα εργαλεία και τα πρωτόκολλά τους, όπως διευθύνσεις διαδικτυακού πρωτοκόλλου [IP addresses], αναγνωριστικά cookies ή άλλα αναγνωριστικά στοιχεία όπως ετικέτες αναγνώρισης μέσω ραδιοσυχνοτήτων. Αυτά μπορεί να αφήνουν ίχνη τα οποία, ιδίως όταν συνδυαστούν με μοναδικά αναγνωριστικά στοιχεία ταυτότητας και άλλες πληροφορίες που λαμβάνουν οι εξυπηρετητές, μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να δημιουργηθεί το προφίλ των φυσικών προσώπων και να αναγνωριστεί η ταυτότητά τους.»

• Εξαιρετικά επείγον: για διεκπεραίωση το συντομότερο δυνατό,
• Επείγον: για διεκπεραίωση σε διάστημα μικρότερο του εύλογου,
• Κοινό (ή χωρίς χαρακτηρισμό): για διεκπεραίωση κατά τη φυσιολογική σειρά βάσει της ημερομηνίας του,

29. πρωτοκόλληση:

• για εισερχόμενα έγγραφα, η διαπίστωση αν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος κανονισμού, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο Κεφάλαιο Α: «Γενικά» του παρόντος κανονισμού (διαλογή), και στη συνέχεια η καταχώρισή του στο ΣΗΔΕ, συνοδευόμενο τουλάχιστον από έναν αύξοντα αριθμό (αριθμός πρωτοκόλλου), τον χαρακτηρισμό του (είδος εγγράφου), το θέμα του, τον αριθμό των συνημμένων του, το όργανο προς το οποίο απευθύνεται, καθώς και την ημερομηνία εισόδου του στην Υπηρεσία (άρθρο 12 του ν. 2690/1999),
• για έγγραφα που συντάσσει υπάλληλος της Υπηρεσίας κι έχουν υπογραφεί από τον τελικό υπογράφοντα, η αντιστοίχισή τους με έναν αύξοντα αριθμό (αριθμός πρωτοκόλλου), ώστε στη συνέχεια να ολοκληρωθεί η διεκπεραίωσή τους2

30. πύλες εισερχόμενων εγγράφων: όλες οι Υπηρεσίες και τα Γραφεία του Υπουργείου

Ψηφιακής Διακυβέρνησης, πλην των Τμημάτων που υπάγονται σε Διευθύνσεις, με υποχρέωση διαχείρισης εισερχόμενων ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω του ΣΗΔΕ (διαλογή, πρωτοκόλληση, χρέωση), σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες οργανωτικές διατάξεις και το άρθρο 12 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999),

31. πύλες εξερχόμενων εγγράφων: όλες οι Υπηρεσίες και τα Γραφεία του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, πλην των Τμημάτων που υπάγονται σε Διευθύνσεις, με υποχρέωση διεκπεραίωσης εξερχόμενων ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω του ΣΗΔΕ, περιλαμβανομένων των οίκοθεν εγγράφων, σύμφωνα με τις εκάστοτε ισχύουσες οργανωτικές διατάξεις,
32. ρόλος: τα δικαιώματα πρόσβασης (επίπεδο πρόσβασης) ενός χρήστη του ΣΗΔΕ στα έγγραφα που διακινούνται μέσω του ΣΗΔΕ, τα οποία εξαρτώνται από τα καθήκοντα που είτε ασκεί εκ της θέσεως που κατέχει ή υπηρετεί είτε του ανατίθενται νόμιμα, τη συμμετοχή του σε διαρκή και ευκαιριακά συλλογικά όργανα, ομάδες εργασίας, επιτροπές κλπ., καθώς και χαρακτηριστικά των ηλεκτρονικών εγγράφων όπως η διαβάθμιση, ο χαρακτηρισμός ως διοικητικά ή ιδιωτικά σύμφωνα με το άρθρο 5 του ν. 2690/1999 και η συμπερίληψη προσωπικών δεδομένων, 2 Η συγκεκριμένη διαδικασία γίνεται αυτόματα από το ΣΗΔΕ.
33. συντάκτης ηλεκτρονικού εγγράφου: ο δημιουργός του ηλεκτρονικού εγγράφου, με τη χρήση ηλεκτρονικών εφαρμογών γραφείου ή/και του ΣΗΔΕ,
34. σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (ΣΗΔΕ): το πληροφοριακό σύστημα που χρησιμοποιείται για την ηλεκτρονική πρωτοκόλληση, έκδοση, διεκπεραίωση, και αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών εγγράφων,
35. υπηρεσίες του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης: οι Οργανικές Μονάδες του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γενικές Διευθύνσεις, Διευθύνσεις, Τμήματα και Αυτοτελείς Μονάδες, Τμήματα και Γραφεία) και τα Ιδιαίτερα Γραφεία,
36. φύλλο ενδοϋπηρεσιακής αλληλογραφίας (ΦΕΑ) / έγγραφο εσωτερικού πρωτοκόλλου/

Υπηρεσιακό Σημείωμα (ΥΣ): έγγραφο που διακινείται αποκλειστικά μέσω των χρηστών του ΣΗΔΕ, χωρίς να είναι ή να προορίζεται να γίνει ηλεκτρονικό σχέδιο,

37. χρήστης του ΣΗΔΕ: ο υπάλληλος που διαθέτει λογαριασμό με τον οποίο έχει πρόσβαση σε λειτουργίες του ΣΗΔΕ,
38. χρονοσήμανση: αλληλουχία χαρακτήρων που δηλώνει με ασφάλεια την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μια πράξη ή ενέργεια. Εκδίδεται από την υπηρεσία χρονοσήμανσης της Αρχής Πιστοποίησης του Ελληνικού Δημοσίου [αριθ. ΥΑΠ/Φ.60/38/232/28.05.2010 (Β’799) και ΥΑΠ/Φ.60/3431/18.12.2013 (Β’ 3320) αποφάσεις] ή οποιουδήποτε άλλου Εγκεκριμένου Παρόχου Υπηρεσιών Εμπιστοσύνης που ορίζεται από τις εκάστοτε κείμενες διατάξεις.